9.4 CIERRE DEL PROGRAMA

Es importante que haya un cierre formal para el programa, aunque esto no debe programarse demasiado pronto. El cierre debe tener lugar después de que el nuevo estado comercial, descrito en el plan, se haya logrado por completo y después de que se hayan obtenido muchos de los beneficios intermedios.

Ejemplo

Mi trabajo para una organización requería el uso frecuente de salas de reuniones de diferentes tamaños. Dado que la organización había completado recientemente un programa para crear un entorno de trabajo moderno, cohesionado y eficiente para el personal, en un nuevo edificio construido especialmente, esto no debería haber sido un problema. El edificio incluía un gran complejo de salas de reuniones de distintos tamaños y las fechas de mis reuniones se conocían con seis semanas de antelación. Sin embargo, no había salas disponibles para la mayoría de estas reuniones y, como resultado, las salas se alquilaban con frecuencia en otros lugares y algunos eventos de dos días tenían que dividirse entre diferentes edificios.

¿El programa ha subestimado la demanda y las nuevas oficinas se han construido sin suficientes instalaciones para reuniones? Para nada. La investigación reveló que la mayoría de las salas de reuniones estaban vacías la mayoría de los días, incluidos los días en que se contrataron instalaciones externas. El personal estaba reservando salas en bloque en el futuro, en caso de que fuera necesario, pero no las usaba o usaba salas grandes para reuniones pequeñas.

El programa no había proporcionado políticas ni orientación sobre el uso de las salas, ni había puesto en marcha los procedimientos y sistemas necesarios. Abordar el problema en una etapa tan tardía del ciclo de vida del programa requirió el inicio de un nuevo proyecto pequeño, incorporando habilitadores como políticas, sistemas y cambios comerciales para integrarlos en las prácticas de trabajo de la organización.

Una vez que todo el personal estuvo en el nuevo edificio, la SRO declaró cerrado el programa y poco después cesó la presentación de informes de beneficios. En esa etapa, no solo no se estaban utilizando adecuadamente las nuevas instalaciones, sino que los edificios antiguos desocupados no se habían vendido ni alquilado. Me pregunté si el SRO entendía acerca de su responsabilidad por los beneficios.

Esto quizás ilustra una de las diferencias entre un proyecto y un programa, donde un proyecto generalmente termina cuando se han entregado sus productos (el nuevo edificio en este caso, ejemplo) pero un programa persiste hasta que se incorporan los cambios y se obtienen los beneficios.