Al final de la Fase 3 deberíamos haber establecido que, en algunos casos, existe una solución técnica factible cuyo costo es tal que se elaboró y aprobó un caso de negocio. A veces, puede haber más de una solución; a veces puede que no haya ninguno.
Dentro de esta fase podemos explorar variaciones o soluciones alternativas que pueden producir mejores rendimientos. Esta consideración comenzará cuando se reciban las respuestas a los ITT. En particular, tendremos que considerar qué beneficios adicionales podrían habilitarse de cualquier funcionalidad, ofrecida por los licitadores, que sea superior a la especificada en las ITT.
En este tipo de exploración, puede ser útil producir una matriz que relacione las características de los facilitadores con los beneficios, como se muestra en la tabla 7.4.
La matriz de la Tabla 7.4 debe generar preguntas como: "¿Necesitamos comprar la Característica F3?" Incluso cuando la respuesta es que F3 viene como parte de un paquete total, es importante asegurarse de que los recursos no se desperdicien en:
Configurar la función y hacer que funcione, o
Capacitar a las personas sobre cómo usar la función.
Los beneficios deben utilizarse para:
Optimice la funcionalidad requerida (por ejemplo, al comparar ofertas)
Configurar tecnología
Entrenamiento de enfoque
Carga de datos de secuencia
Despliegue de secuencia.
Ejemplo
Una organización había implementado un nuevo sistema de adquisiciones y necesitaba recargar una gran cantidad de datos existentes, como los detalles del proveedor. Estos datos eran de calidad variable y debían limpiarse antes de cargarlos en el nuevo sistema. Por lo tanto, la migración de datos se gestionó como un proceso por fases. El equipo del proyecto decidió comenzar con aquellos proveedores que proporcionaban productos ocasionales de alto valor. Luego pudieron demostrarle al patrocinador un rápido progreso cuando informaron el progreso por valor de compra. Esta no fue una estrategia impulsada por los beneficios, ya que los grandes beneficios provinieron de las compras de alto volumen y bajo valor.
Si se está implementando un paquete de cambios en varios sitios, probablemente será necesario secuenciarlo por razones prácticas y, por lo tanto, extenderlo a lo largo de un período de tiempo más largo. Cuando hay varios cientos de sitios involucrados, la implementación puede demorar entre 18 meses y 2 años. En estas situaciones, es importante utilizar consideraciones de beneficios para determinar, o al menos influir, en la secuencia de implementación.
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