5.8 DOCUMENTOS DE FASE

Los documentos a completar en esta fase son:

La estrategia de participación de las partes interesadas

El resumen del programa.

El registro de problemas y el registro de riesgos están en curso, aunque pueden aparecer extractos de ellos en el resumen del programa. Además, los dos documentos que deben iniciarse durante esta fase son el anteproyecto y el plan de realización de beneficios (BRP).

5.8.1 La estrategia de participación de las partes interesadas

La estrategia de participación de las partes interesadas describe cómo el programa se relacionará con las partes interesadas para motivarlas a participar y obtener los beneficios. Necesita especificar:

Quién liderará tipos particulares de participación

Cómo se identificarán, clasificarán y agruparán las partes interesadas

Cómo se involucrarán las partes interesadas, p. Ej. talleres, grupos focales

Cómo se completarán los perfiles de las partes interesadas.

La estrategia de participación de las partes interesadas también debe incluir el primer intento de identificación y agrupación de las partes interesadas (consulte la Figura 5.1).

En MSP se ofrece un tratamiento más completo de la participación de las partes interesadas.

5.8.2 El resumen del programa

El resumen del programa se basa en el mandato del programa y agrega más detalles, particularmente en las siguientes áreas:

Inclusión de mapas de beneficios

Inclusión de BDM

Beneficios consolidados

Nivel de compromiso de las partes interesadas

Riesgos y problemas

Cambios consolidados y esquema de proyecto, validando cualquier idea de solución incluida en el mandato del programa.

Análisis de alto nivel de las opciones disponibles

Costos estimados y escalas de tiempo

Medidas para los beneficios

Ideas para la organización y gobernanza de programas.

Los elementos en negrita probablemente serían obligatorios y el resto, si no está disponible en esta etapa, se determinaría durante la Fase 3 y se presentaría como parte del caso comercial.

De estos documentos, la decisión de pasar a la Fase 3 se basará en el resumen del programa. Cualquier riesgo importante se incluirá en este documento. La estrategia de participación de las partes interesadas y el registro de riesgos son documentos útiles para respaldar la gestión del programa y, suponiendo que se dé el visto bueno para continuar, se entregarán al director del programa, una vez designado.

5.8.3 Plano

El plano es el documento que describe y calcula el costo del estado comercial futuro o del modelo operativo objetivo (el "futuro"). Este documento a menudo también describirá la posición inicial (el "tal cual"). Muestra cómo los nuevos habilitadores, procesos y cambios comerciales se integrarán juntos para formar el nuevo entorno, y debe incluir:

Nuevos habilitadores, incluidos los procesos rediseñados

Cualquier nueva estructura organizativa, roles y habilidades requeridas.

Cambios comerciales necesarios, incluidos los cambios culturales.

El documento podría estructurarse en torno a objetivos y / o funciones y podría definir estados intermedios además de los estados de inicio y finalización. El conjunto de BDM describe el estado futuro, estructurado en torno a objetivos y, por lo tanto, representa una gran parte del plan en esta etapa intermedia.

En el Capítulo 8 de MSP se ofrece una descripción más detallada del plano, incluido su diseño y entrega.

5.8.4 Plan de realización de beneficios

A diferencia de la estrategia de gestión de beneficios, que puede incluir un plan para la aplicación de BRM, el plan de realización de beneficios (BRP) es el plan para la realización del conjunto de beneficios específicos de la iniciativa de cambio en particular. Normalmente incluiría:

La visión

Un mapa estratégico de los objetivos, que muestra los límites del programa.

Una verificación de alineación con la misión, la dirección y los planes estratégicos de cambio de la organización.

Mapas de beneficios para cada uno de los objetivos, seleccionados para acotar el programa

BDM que muestran los cambios necesarios para obtener los beneficios

Consolidación de cambios dependientes con responsabilidades y plazos

Una matriz de distribución de beneficios, que muestra los beneficios y desventajas por parte de las partes interesadas.

Medidas que se han identificado para al menos la mayoría de los beneficios

Clasificación de beneficios y / o medidas (ver sección 10.2)

Un conjunto de trayectorias para cada una de las medidas de beneficio.

Responsabilidades de entrega de beneficios (propietarios de beneficios) y de seguimiento (monitores de medidas)

Un conjunto completo de perfiles de beneficios (generalmente como un apéndice).

El BRP es un componente crítico del caso comercial en cada punto de revisión, y el BRP completo se convertirá en un componente crítico del caso comercial completo. Sin embargo, en esta etapa del ciclo de vida, el BRP estará incompleto y, por lo tanto, solo será un borrador.