5.3 IDENTIFICACIÓN Y MAPEO DE BENEFICIOS

 5.3 IDENTIFICACIÓN Y MAPEO DE BENEFICIOS

Para identificar un conjunto completo de beneficios potenciales, es importante involucrarse con las partes interesadas adecuadas, idealmente en uno o más talleres. En este entorno se pueden aplicar dos o tres técnicas diferentes por separado a cada objetivo:

Lluvia de ideas abierta para identificar los beneficios que se relacionan con el objetivo delimitador específico, mientras se considera la gama completa de partes interesadas

Usar un marco, como Cranfield Grid, para identificar los beneficios por tipo de impacto

Elaboración de un mapa de beneficios.

Al aplicar estas técnicas, es importante comprender qué es un beneficio y cómo se describe mejor. Es un resultado del cambio siempre que sea percibido como positivo por las partes interesadas relevantes e, idealmente, debería ser medible. Debido a que es un resultado del cambio, que implica una situación de antes y después, mejora la claridad si todos los beneficios se describen comenzando con un adjetivo que indique la dirección de la mejora: palabras como mejorado, aumentado, menos, más, más rápido, reducido. Una desventaja es el resultado de un cambio que se percibe como negativo.

Cuando se capturan sugerencias de beneficios, es útil utilizar tarjetas, ya que se pueden mover fácilmente en los tableros, para agrupar y para la creación de mapas.

Escriba todos los beneficios (normalmente en las tarjetas verdes) utilizando el lenguaje de los beneficios, es decir, comenzando con un adjetivo que indique la dirección anticipada de mejora (consulte el Capítulo 10 para obtener más información sobre la definición, redacción y clasificación de los beneficios). Escriba cada beneficio en una tarjeta separada.

Si surgen inconvenientes al considerar los beneficios, anótelos en tarjetas rojas.

No pierda las buenas ideas al no escribir pensamientos en tarjetas. En esta etapa, queremos fomentar el pensamiento innovador y no filtrar ninguna idea creativa; esto se puede hacer más tarde si es necesario. Si no logramos capturar una gran idea, puede perderse para siempre.

Los beneficios identificados tenderán a caer en una de cuatro categorías (ver Figura 5.2).

Los beneficios de los facilitadores son aquellos que se producirán como consecuencia directa de la implementación de un facilitador y quizás de algún cambio comercial relacionado. Los beneficios finales son directamente equivalentes al objetivo pero en el lenguaje de los beneficios; por lo general, se requiere más de uno para lograr esta equivalencia (ver Figura 5.4). Los beneficios intermedios se encuentran entre el facilitador y los beneficios finales y representan diferentes tipos de mejora en el viaje de beneficios. Los beneficios consiguientes son consecuencia de haber logrado el objetivo. La figura 5.3 muestra ejemplos de diferentes tipos de beneficios.

Al aplicar la primera técnica, es bastante habitual identificar una amplia combinación de beneficios, incluidos varios beneficios consiguientes. Si bien estamos interesados ​​principalmente en los beneficios que finalmente entregarán el objetivo y, por lo tanto, ayudarán a determinar los requisitos, los beneficios consiguientes no deben descartarse. Es probable que sean de interés para la junta de la cartera y pueden ser necesarios para crear la parte de justificación del caso de negocio.

La segunda técnica utiliza un marco basado en Cranfield Grid pero aplicado a beneficios en lugar de programas (ver Figura 4.5). La lluvia de ideas, nuevamente, considera los beneficios relacionados con el objetivo específico, pero también debe tenerse en cuenta el impacto comercial potencial.

La tercera técnica se centra en la construcción de un mapa de beneficios, utilizando los beneficios ya identificados por cualquiera de las técnicas anteriores. A partir de este conjunto de beneficios, pero agregando otros nuevos según sea necesario, se debe determinar un conjunto de beneficios finales que en conjunto son equivalentes, en términos de beneficios, al objetivo específico. Esta equivalencia requiere que los beneficios finales sean:

Colectivamente suficiente

Individualmente necesario

Mutuamente independientes.

Con esta equivalencia no es necesario medir, rastrear e informar el cumplimiento del objetivo sino solo la realización de los beneficios.

La figura 5.4 muestra tres ejemplos de objetivos delimitadores, cada uno con su propio conjunto de beneficios finales. En estos tres ejemplos, se consideró que los beneficios finales eran colectivamente suficientes para lograr el objetivo relacionado, que eran necesarios individualmente y mutuamente independientes. Aquellos con dos beneficios finales, ambos tienen una relación numérica con el objetivo, el primero a través de la suma y el segundo a través de la multiplicación. En el tercer ejemplo, los beneficios finales están vagamente relacionados a través del proceso, donde el proceso se ejecuta verticalmente hacia abajo.

Cabe señalar que las líneas que unen entidades en todos los mapas de BRM se basan en causa y efecto y no en procesos. Es importante comprender esta distinción.

Una vez que se propone un conjunto de beneficios finales, donde la realización de todos ellos permitiría alcanzar el objetivo por completo, cada uno debe probarse con las siguientes preguntas:

¿Contribuye directamente a alguno de los otros beneficios finales?

¿Contribuye a algún otro beneficio que en sí mismo contribuya a un beneficio final?

Si se elimina del conjunto, ¿la consecución del resto todavía cumpliría plenamente el objetivo?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es "Sí", entonces no es un beneficio final.

Una vez que existe confianza en el conjunto de beneficios finales, se pueden determinar los beneficios intermedios que contribuyen a los beneficios finales. Este proceso continúa funcionando de derecha a izquierda hasta que se completa el mapa de beneficios. Dado que todo el mapa se construye a partir de los beneficios finales, vale la pena asegurarse de que sean robustos y que la base sea sólida. En la Figura 5.5 se muestra un ejemplo de un mapa de beneficios desarrollado para alguien que quiere reducir su huella de carbono.

Ésta es efectivamente una descomposición sistemática que trabaja de derecha a izquierda utilizando los criterios de necesidad individual e independencia mutua. El tercer criterio de "suficiencia colectiva" se relaja progresivamente durante el movimiento hacia la izquierda. El mapeo se explica con más detalle en el Capítulo 12.