6.4 VALIDACIÓN, VALORACIÓN Y SEGUIMIENTO DE BENEFICIOS

Validar los beneficios es más un proceso implícito (en lugar de explícito). Un beneficio es válido una vez:

Existe una descripción clara o una ruta de mapa que muestra cómo se realizará el beneficio, incluidas todas las dependencias: facilitadores y cambios comerciales

Alguien está dispuesto a reconocer su realización: el titular del beneficio.

Las medidas se han determinado para el beneficio, idealmente con líneas de base, valores previstos y escalas de tiempo de mejora.

Un perfil de beneficios es un documento útil para demostrar que todo lo anterior existe y para proporcionar toda la información que necesita el titular del beneficio. Este perfil es un documento, idealmente de una sola página, que muestra toda la información relacionada con un único beneficio. En la Figura 6.3 se muestra una plantilla sugerida para el perfil de beneficios.

Las medidas para los beneficios consolidados deberían haberse determinado en la Fase 2. Durante la Fase 3 debemos establecer una línea de base y determinar un valor predicho (objetivo) para cada medida de beneficio. Normalmente, esto se llevará a cabo en talleres de medición, trabajando con posibles propietarios de beneficios y partes interesadas que estén cerca de la actividad de cambio relevante. La información como líneas de base y puntos de referencia deberá determinarse fuera del proceso del taller.

Los valores predichos formarán una parte importante de la justificación o caso de negocio y, por lo tanto, deben determinarse con el mayor rigor posible. Cada predicción debe ser la mejora anticipada de la medida, resultante del programa, y ​​la medida debe relacionarse lo más estrechamente posible con la redacción del beneficio. La mayoría de los valores previstos se expresarán en términos no financieros.

El momento y la duración de la mejora variarán de una medida a otra y, por lo tanto, idealmente, deberían expresarse como un perfil o trayectoria de ejecución. La trayectoria más simple será una línea recta que vaya desde la línea de base hasta el valor predicho durante la escala de tiempo de mejora (ver Figura 6.4).

Para garantizar un rigor razonable, se deben considerar los siguientes puntos al determinar los valores predichos:

Las opiniones de las partes interesadas cercanas a la acción, en particular los posibles beneficiarios de los beneficios.

La clasificación del tipo de valor Sigma de las medidas (consulte la sección 10.2)

Cualquier dato de referencia relevante

Datos de tendencia o línea de base actuales, si se conocen

Cualquier relación numérica conocida entre el beneficio en cuestión y sus beneficios adicionales; estos a menudo se pueden determinar a partir de los datos existentes dentro de la organización.

Los valores previstos para los beneficios del alimentador

La probabilidad de influencias significativas desde fuera del programa.

La aplicación de técnicas estadísticas relevantes.

Una vez que se hayan acordado las medidas, los valores previstos y los plazos de mejora, se debe iniciar el seguimiento y la presentación de informes de beneficios para que:

Se puede determinar una línea de base si no existe ninguna

Los primeros beneficios (ganancias rápidas) se pueden reconocer y reclamar

Es más probable que suceda, que si dijéramos que vamos a empezar a medir en seis meses.

Incluso si algunas de las medidas son un poco vagas, es mejor comenzar a medir e informar los beneficios y mejorar las medidas más adelante. Para informes con impacto visual, aplique un estado de color (azul, rojo, ámbar o verde) a cada uno de los beneficios en los mapas de beneficios (como se describe en la sección 13.7). El grado de tolerancia que da lugar al estado ámbar o rojo es una cuestión de juicio y contexto organizacional.

Los informes se dirigirán tanto a las juntas directivas de la cartera y del programa como a las partes interesadas del negocio que tengan un interés genuino en ver los beneficios realizados. Una responsabilidad importante del director del programa es incorporar este régimen de seguimiento y presentación de informes de beneficios dentro de la comunidad empresarial, de modo que cuando el director del programa avance, el seguimiento y el informe de beneficios continúen. El facilitador de beneficios puede ayudar a garantizar que esto suceda.