14.2 GAMA DE DOCUMENTOS Y RELACIÓN ENTRE ELLOS


Dentro de la literatura de gestión del cambio (incluidos PRINCE2 y MSP), se recomiendan más de 25 documentos con nombres diferentes para respaldar los procesos de gobernanza y gestión. No es sorprendente entonces que tantos gerentes de proyectos y programas se sientan abrumados por la gran cantidad de informes que deben producir (a pesar de que no todos estos serían necesarios para cada programa).

A veces, los objetivos de estos documentos no están claros y pueden superponerse. Por lo tanto, un conjunto de documentos superpuestos podría consolidarse en uno solo, que luego evolucionaría con el tiempo. Los nombres separados, previamente dados a los documentos no consueldos, se referirían a instantáneas del nuevo documento, cada una de las cuales tendría un propósito y énfasis particulares, dependiendo de la etapa en el ciclo de vida en el que se toma. Aunque, en teoría, un "gran libro" podría reemplazar todos los documentos, esto probablemente sería un paso demasiado lejos y podría ser poco práctico, teniendo en cuenta el gran número de contribuyentes.

Sin embargo, si el "gran libro" fuera una base de datos electrónica integrada, podría ser extremadamente práctico. Los documentos separados a los que se hace referencia en varios cambio las metodologías se convierten en nada más que informes sofisticados de la base de datos. Este enfoque no solo es muy eficiente, sino que aumenta la consistencia e integridad de los documentos, haciendo que gestión de programas y una gobernanza más eficaz y fiable.

Ya sea que los documentos sean o no hechos a mano individualmente o simplemente generados a partir de la base de datos integrada, puede ser útil considerar sus funciones principales y cualquier agrupación lógica. Como compromiso entre la idea de un solo "gran libro" y los más de 25 documentos nombrados en la literatura de gestión del cambio, se debe esperar al menos un documento para cada uno de los cinco temas principales del programa:

  • Realización de beneficios
  • Gestión de las partes interesadas
  • Gestión de soluciones
  • Gestión de programas
  • Gobernanza.

La Figura 14.1 muestra los documentos utilizados para apoyar cada uno de estos temas, incluyendo en cuál de los seis ciclos de vida fases aparecerían por primera vez.



En la Figura 14.1 la evolución de ciertos documentos clave se indica mediante líneas continuas, mientras que las líneas punteadas indican una contribución. En la figura 14.2 se proporciona una versión tabular de esta información.


El ciclo de vida El diagrama de la figura 14.3 muestra qué documentos es probable que se consideren en qué revisión.






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